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Les clés d’un événement d’entreprise réussi

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Durant le 8ème rendez-vous de votre Journée du CSE, nous vous proposons de redécouvrir notre sujet dédié aux événements d’entreprise. Voici toutes les infos essentielles et le replay !

Au programme de cette édition unique, un focus sur l’accompagnement événementiel que peut bénéficier le CSE pour ses événements d’entreprise. 

Parmi les missions clés du CSE, le développement des activités sociales et culturelles tient une place prépondérante et des partenaires proposent des prestations complémentaires pour garantir le succès de l’opération. 

Nous accueillons pour cette édition, Myriam Bendiaf, responsable des partenariats BtoB au sein de Club Employés

En charge du développement de la conciergerie d’entreprise, elle prend part au développement du service depuis sa création il y 4 ans. 

Club Employés est un prestataire de CSE dont le cœur de métier est la billetterie et avantages collaborateurs. Au fil du temps, Club Employés s’est spécialisé en devenant le bras droit des clients en développant des offres complémentaires pour accompagner les CSE dans leurs missions du quotidien : formation, comptabilité et accompagnement événementiel. 

Au cours de ce live, nous abordons trois grandes parties :

  • Les événements organisés par le CSE
  • Les étapes de préparation de chacun de vos événements 
  • Les avantages d’un accompagnement événementiel au CSE

L’ensemble de vos questions ont pu être traitées par nos experts. Retrouvez ci-dessous toutes les questions du live :

Quelles sont les missions clés du CSE ?

Le CSE joue un rôle très important dans le bon déroulement de la vie au sein des entreprises et à l’épanouissement des collaborateurs. Il a ainsi différents rôles : prévention pour retranscrire la parole des salariés quant à la gestion de l’entreprise, l’organisation du travail, la formation professionnelle. Il communique auprès de l’employeur les éventuelles questions et réclamations concernant le salaire, le respect du code du travail, les accords de l’entreprise. Il propose des solutions pour améliorer les conditions de qualité de vie au travail (QVT), examiner les risques professionnels en menant des audits de santé, sécurité, initier des actions de prévention etc.  

Une autre mission phare concerne la partie avantages aux collaborateurs en proposant par exemple une billetterie à tarifs remisés, bon d’achat, cartes cadeaux, faciliter l’accès aux loisirs, au sport aux vacances et plus généralement à la culture en suivant les règles et événements URSSAF. 

Enfin, au niveau de l’animation interne, le CSE joue un rôle prédominant pour créer et favoriser le climat social et l’atmosphère au sein de l’entreprise. L’idée est de faire profiter aux collaborateurs de la meilleure expérience possible. Les animations sont un des moyens d’arriver à cet objectif. 

Quels peuvent-être les événements en entreprise ?

Nous pouvons en citer plusieurs mais retenons par exemple la sortie d’un nouveau produit, l’anniversaire de l’entreprise, les temps forts de l’année (Noël, nouvel an), la suite d’une grosse période de rush.

Pour le CSE, pourquoi miser sur l’événementiel ?

Plusieurs points sont à relever pour expliquer l’enjeu de cette partie événementielle pour le CSE : 

  • Un levier de communication interne : il fait partie de la stratégie de communication du CSE pour tisser des liens plus humains avec les collaborateurs. Il rend également le CSE plus accessible. 
  • La création de valeur humaine : il développe le capital humain à l’échelle de l’équipe et de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent apprendre à se connaître et se découvrir surtout dans le cas où les équipes n’ont pas l’opportunité de travailler ensemble où si celles-ci ne sont pas proches géographiquement. L’événement peut permettre de développer l’engagement. 
  • La création de valeur corporate : ce sont les valeurs d’entreprise. L’événement favorise le sentiment d’appartenance et la discussion, ce qui optimise l’esprit d’équipe.  
  • La convivialité : un événement donne l’occasion aux collaborateurs et aux CSE de se détendre loin des obligations du travail. C’est une expérience différente de celle que l’on vit au quotidien dans notre environnement professionnel. 

Quels sont les événements que peut organiser le CSE ?

On peut diviser en deux catégories les événements que peut organiser le CSE en fonction de la cible. Pour la cible des événements dédiés aux salariés : les soirées d’entreprise, afterworks, team building, fêtes du personnel, sport et bien-être au travail. Pour la cible des salariés et de leurs enfants : sorties loisirs, arbres de Noël et sorties culturelles.   

Comment préparer son événement ?

Avant tout, il est nécessaire d’élaborer un cahier des charges le plus complet possible en travaillant sur l’objectif de l’événement, l’occasion particulière, la cible visée et le retour attendu. Par la suite, il faut se poser la question du type d’événement et du nombre de participants. Ce nombre va avoir un très gros impact sur le budget, le type de restauration choisi et le lieu. Par la suite, il faut déterminer la date ou à minima la période pour guider sa recherche. Le point le plus important de votre préparation d’événement va concerner le budget puisque vous devez réfléchir à la somme allouée à cet événement ou à minima un plafond à ne pas dépasser. 

Enfin, certaines options viennent affiner l’élaboration du cahier des charges, par exemple la proportion d’adultes et d’enfants pour un événement familial, les prestations complémentaires dans le cadre d’une soirée ou encore la cible pour un team-building (activité cérébrale ou physique).  

Quelles sont les étapes opérationnelles pour organiser son événement sans bénéficier d’un accompagnement ?

On dénombre 8 étapes clés pour le CSE pour organiser en interne et seul son événement d’entreprise : 

  1. Penser son cahier des charges
  2. Prospecter les différents prestataires
  3. Comparer les différentes offres reçues
  4. Négocier les différentes propositions 
  5. Voter et valider le projet 
  6. Ajuster l’offre aux besoins et aux évolutions 
  7. Gérer la coordination entre les prestataires
  8. Gérer les paiements de tous les prestataires

Avec l’accompagnement événementiel proposé, qu’est-ce que ça change ?

L’intervention du CSE devient ainsi minime et c’est un véritable gain de temps grâce au savoir-faire du service de conciergerie d’entreprise de Club Employés. Voici l’ensemble des tâches de l’événement d’entreprise désormais : 

  1. Définition du cahier des charges (intervention du CSE et des élus)
  2. Prospecter les différents prestataires 
  3. Comparer les offres reçues 
  4. Négocier les propositions
  5. Présentation des propositions 
  6. Voter, valider le projet et traiter les demandes d’ajustements (intervention du CSE et des élus)
  7. Ajustement de l’offre aux prestataires 
  8. Coordination avec les prestataires
  9. Paiement des prestataires 
  10. Paiement unique (intervention du CSE et des élus)
  11. Coordination, logistique et suivi

Pour synthétiser plus simplement les avantages d’un événement pour le CSE et l’entreprise nous pouvons retenir :

  • Un gain de temps : pour la prospection et la relance des partenaires
  • Un appui d’expert : dans les conseils, la comparaison des offres et la négociation des tarifs 
  • Un interlocuteur unique : tout le long du projet avec une facturation unique 
  • Une assurance qualité : des prestataires connus des équipes et une recherche constante de nouvelles références
  • Un suivi de l’exécution : pour la coordination des prestataires et un rappel des dead-lines 
  • Un sur-mesure : pour la construction d’un projet à votre image

Qui peut bénéficier de cette offre d’accompagnement événementiel ?

L’offre a été, par le passé, pensée pour les clients de Club Employés. Cependant elle a su évoluer pour devenir disponible à l’ensemble des CSE et des entreprises qui souhaitent gagner du temps et s’appuyer sur le savoir-faire d’un expert dans l’organisation des événements d’entreprise. Il n’est donc pas nécessaire d’être client Club Employés. 

Combien coûte cette offre d’accompagnement événementiel ?

L’offre est complètement gratuite. Le service ainsi proposé ne comprend aucune marge sur les produits et prestations validés avec le client. L’offre fonctionne grâce à des partenariats avec certaines enseignes.  

Comment faire pour des CSE qui ont des petits budgets ?

La réponse est dans le sur-mesure. Le plus pratique dans ces cas-là est de communiquer son budget ainsi que l’objectif de l’événement pour laisser les équipes proposer plusieurs solutions. En effet, il est plus compliqué de travailler sur un cahier des charges très précis tout en ayant un budget serré, cela baisse considérablement la marge de manœuvre. 

Est-il possible d’utiliser le budget de fonctionnement pour organiser son événement d’entreprise ?

Malheureusement le budget de fonctionnement ne peut en aucun cas être utilisé dans ce projet. Sur la partie événementielle, il ne peut être utilisé que le budget alloué aux activités sociales et culturelles (ASC) et aux œuvres sociales.  

Cependant, dans le cas des entreprises de moins de 50 salariés, il est tout à fait possible de bénéficier d’un accompagnement de la part de Club Employés pour négocier auprès du service RH ou du service concerné une demande de subvention pour participer à la création d’un événement d’entreprise. 

PROPOSÉ PAR

Myriam Bendiaf

Myriam Bendiaf
Responsable partenariats BtoB,
@ Club Employés

In

Aymeric Desreumaux

Aymeric Desreumaux
Animateur
@ La Journée du CSE

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